UC, UCC, … – Klarheit im Abkürzungs-Dschungel

Im IT- und TK-Umfeld sind Abkürzungen sehr geläufig – das verdeutlicht schon dieser erste Satz. Kurzformen sind schließlich besonders praktisch, um Informationen schnell und einfach zu kommunizieren. Wenn es allerdings zur falschen Nutzung der Buchstaben-Kombinationen kommt oder die eigentliche Bedeutung im Laufe der Zeit verschwimmt, wird es vor allem für diejenigen schwierig, die nicht tagtäglich mit der Planung, Entwicklung oder Implementierung von IT-Lösungen zu tun haben. Im Interview mit byon Geschäftsführer Udo Thermer stellen wir klar, was die Abkürzungen UC und UCC bedeuten, zeigen auf, was die Lösungen leisten können und für wen sie sinnvoll sind.

Was bedeuten die Begriffe UC und UCC konkret und wann sind sie ungefähr aufgekommen?

Udo Thermer: UC ist die Abkürzung für Unified Communications, was wörtlich übersetzt „vereinheitlichte Kommunikation“ bedeutet. Unified Communications bringen also verschiedene Kommunikationskanäle wie Telefon, Mail und Chat auf einer Plattform zusammen. UCC ergänzt den Begriff um „Collaboration“. Mit UCC-Lösungen können Beschäftigte einer Organisation neben der vereinheitlichten Kommunikation ortsunabhängig gemeinsam an Dateien arbeiten, miteinander „kollaborieren“. Prominente Beispiele für Plattformen, auf denen das möglich ist, sind Microsoft Teams, innovaphone, byon oder Swyx. Zoom oder WebEx.

Früher gab es für jegliche Kommunikationsprozesse wie Fax, Voicemail und E-Mail eine eigene Hardware. Erste Anläufe hier zu vereinheitlichen, kamen um 1995 unter dem Stichwort Unified Messaging auf. Mit IP-Telefonie und weiteren technischen Möglichkeiten entwickelte sich der Begriff um 2000 zu Unified Communications und später dann zu Unified Communications und Collaboration weiter. Seit der Pandemie ist dieser Begriff in aller Munde und hat sich in der Branche etabliert.

Welche Möglichkeiten bieten UC- und UCC-Lösungen und welchen Bedarf können Sie decken?

Udo Thermer: Grundsätzlich können UC- oder UCC-Lösungen die Arbeit erleichtern und den Beschäftigten zugleich ein gutes Nutzungserlebnis bieten. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Plattformen oder sogar Hardware wechseln müssen, kann das Zeit sparen und Ermüdungserscheinungen vorbeugen.

UCC-Lösungen haben zudem den Vorteil, dass darüber die Einsicht von Dokumenten oder die gemeinsame Arbeit daran möglich ist. Die Digitalisierung zeigt, dass eine digitale Dokumentenablage – idealerweise in einer Cloud – notwendig ist, um effizient zusammenarbeiten zu können. Auch die Bildschirmteilung in Videokonferenzen ist ein wesentlicher Bestandteil von UCC.

Grundsätzlich sind mit den vielen Vorteilen der Bedarf und auch die Aufmerksamkeit für Plattformen wie etwa Microsoft Teams deutlich angestiegen. Dadurch haben sich die Lösungen in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt

Gibt es dementsprechend nur Vorteile?

Udo Thermer: Aus meiner Sicht überwiegen die Vorteile, denn durch eine möglichst geringe Anzahl von Schnittstellen erfahren Beschäftigte eine extreme Erleichterung, sind effizienter, wovon wiederum die Unternehmen profitieren.

Jedoch sind die Systeme unabhängig von Ort und Zeit, also quasi immer und überall verfügbar. Das kann zum einen zu verzerrten Erwartungshaltungen bei Arbeitgebern sowie Kunden führen und Beschäftigte unter Druck setzen, möglichst schnell zu reagieren oder „always on“ zu sein. Die Eigenverantwortung bei der Nutzung solcher Lösungen ist nicht zu unterschätzen, wenn es um Ruhezeiten geht oder darum, Arbeit und Freizeit voneinander zu trennen. Ich glaube jedoch, dass vor allem junge Menschen an diesen Zustand gewöhnt sind und sich entsprechend verhalten. Ein weiterer Aspekt bei UC- und UCC-Lösungen ist die IT-Sicherheit, denn wo Datenverarbeitung leichter ist, wird Datenschutz komplizierter.

Können UC-Lösungen die Zusammenarbeit auch behindern und was braucht es, damit dies nicht passiert?

Udo Thermer: Bei unterschiedlicher Nutzungsweise oder individuellen Skills kann die Kommunikation über die Plattformen zu Schwierigkeiten führen. Sie sind außerdem dafür anfällig, dass die Nutzer zu viel Content teilen und davon ausgehen, dass alle jederzeit auch alle Informationen wahrnehmen. Damit das nicht passiert, braucht es ein durchdachtes Nutzungskonzept, das konsequent eingeführt, geschult und nachgehalten wird, um verschiedene Generationen bei ihrem jeweiligen digitalen Know-how abzuholen. In Unternehmen oder zumindest in einzelnen Teams ist es sinnvoll, sich auf ein Grundverständnis und eine Nutzungsweise zu einigen, um eine möglichst hohe Effizienz zu erreichen. Das ist auch eine Frage der Unternehmenskultur, welche Regeln zur Nutzung festgelegt werden. Um Beschäftigte nicht direkt mit allen Möglichkeiten der Lösung zu überfordern, können die verschiedenen Funktionen schrittweise freigeschaltet und so an den Schulungsstand angepasst werden.

Wo sehen Sie Potenzial in Sachen UC und UCC, das bisher noch nicht ausgeschöpft ist?

Udo Thermer: Durch die Pandemie haben wir im Bereich UCC bereits einiges vorangetrieben. Viele Branchen haben die Möglichkeiten und Vorteile erkannt. Einzelne Arztpraxen bieten beispielsweise Online-Sprechstunden an, die über UCC-Lösungen realisiert werden können. Ich bin gespannt wie UCC-Lösungen eventuell

künftig standardisierte Aufgaben automatisiert abbilden können. So könnten wir Ressourcen schonen und gegebenenfalls die angespannte Lage auf dem Arbeitsmarkt entlasten. Auch Sprachsteuerung ist ein Aspekt, der in Zukunft relevant werden könnte.

Sind Kommunikations- oder Kollaborationslösungen für jedes Unternehmen ein Muss?

Udo Thermer: Ich denke, dass auch kleine Unternehmen einen Bedarf an solchen Lösungen haben – jedoch auf andere Weise. Die Digitalisierung macht hier nicht halt und wird es erforderlich machen, dass sich auch die Bäckerei um die Ecke oder der kleine Handwerksbetrieb in diese Prozesse einfügt. Nur so sind sie in der Lage, den Veränderungen bei Ihren Vorlieferanten und Dienstleistern zu folgen. Zudem müssen sich auch kleine Unternehmen auf neue Gegebenheiten wie Online-Handel oder Online-Bestellprozesse einstellen.